شنبه, ۱۲ مهر ۱۳۹۹، ۰۳:۰۹ ب.ظ
آشنایی با شغل کارمند اداری
آشنایی با شغل کارمند اداری
وظایفی که کارمند اداری انجام می دهد بر مبنای فرآیندهای اداری آن موسسه تعریف می گردد لذا در شرکت ها و موسسات با توجه به نیاز سنجی و دید مدیران ارشد سازمان ممکن است ساختار سازمانی واحدها و شرح وظایف تغییر نماید. وظایف کارمند اداری بر اساس فرآیندهای اداری تعریف و محول می شوند و می توانند شامل مجموعه ای از وظایف باشد
وظایف کارمند اداری
- پیگیری امور و تهیه گزارش برای ارائه به مقام های بالاتر
- دریافت، تفکیک و توزیع نامه ها و گزارش ها و ثبت آنها در دفاتر و یا سیستم
- ابلاغ دستورات صادره از جانب مدیریت به اشخاص
- انجام اقدامات لازم جهت نگهداری پروندها و بایگانی کردن آنها
- تایپ نامه ها، گزارش ها و صورتجلسه ها
- تنظیم قرار ملاقات ها
- ارتباط با مراجعین، همکاران و دیگرافراد و پاسخگویی و راهنمایی آنها
- تهیه درخواست لوازم و ملزومات اداری برای واحد و توزیع آن
- پاسخگویی به مراجعات حضوری و تلفنی
- اطلاع رسانی و تنظیم وقایع، رویدادها، جلسات، نشست ها، سمینارها
- نظارت بر کار متصدیان امور دفتری و بایگانی
- نظارت بر نحوه ارسال نامه هاو مدارک به خارج از سازمان
- مراقبت از افشای محتوای نامه های و مدارک محرمانه و خودداری از تحویل نامه ها به غیر یا واحد ها
- بازبینی نامه های وارده و صادره
- پاسخگویی به مراجعین و رفع مشکلات آنها
- نظارت بر پرسنل خدمات و پذیرایی
- انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی
مزایا و معایب شغل کارمند اداری
- از جمله مزایایی که می توان برای محیط کاری کارمندی بیان کرد شامل: داشتن امنیت شغلی، ساعات کاری مشخص، داشتن حقوق و مزایا و بیمه
- از معایب شغل کارمند اداری زندگی در شرایط کارمندی به صورت روتین و یکنواخت است و فرد باید طی یک ساعت مشخص مشغول به فعالیت شود و در ساعت مشخصی نیز از محیط کار بیرون بیاید
- یک کارمند اداری باید یک سری کارهای تکراری و روتین را هر روز انجام دهد و در حالت کلی یک زندگی یکنواختی را سپری کند و در آخر ماه نیز یک حقوق معینی را نیز دریافت نماید
- توانایی انتقال اطلاعات و نظرات در گفتگوها به گونه ای که دیگران بتوانند آنها را درک کنند، یکی از چالش های کارمندان اداریست.
- خوب گوش کردن و توانایی شنیدن و فهم اطلاعات و نظرات گوینده از خلال واژه ها و جملات از دغدغه های این شغل می باشد.
- کارمندان اداری نیازمند حفظ آرامش و خویشتن داری، کنترل خشم و جلوگیری از رفتارهای پرخاشگرانه حتی در شرایط بسیار مشکل هستند.
- تأمین اطلاعات برای زیردستان، همکاران و سرپرستان از طریق تلفن، گزارش ها و فرم های نوشتاری، از موضوعاتی است که بخش زیادی از وقت کارمندان اداری را می گیرد.
برای آشنایی بیشتر با وظایف و موقعیت این شغل با ما در کاران همراه باشید.
تمام فرصت های استخدامی شغل کارمند اداری را از اینجا ببینید
جلو یه دزد می شه گرفت ولی مبارزه با فساد سازمان یافته خیلی سخته